Muitas pessoas se queixam de terem
participado de reuniões
improdutivas, sem foco, longas ou curtas, mal conduzidas e, até mesmo,
estressantes.
Esse artigo tem como propósito ajudá-las a se
preparar para esse momento, que pode ser uma das melhores oportunidades de
integração, crescimento e sinergia entre pessoas.
Para o sucesso de uma reunião ter um passo a
passo é de grande valia:
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Defina a pauta da reunião:
Toda reunião deve ter uma razão para ser
convocada. Reunião sem objetivo
definido é perda de tempo e produtividade das pessoas.
As reuniões não precisam ter um modelo fechado,
pode-se inovar, por exemplo: um dia começando a reunião com o assunto mais
delicado e, no outro, pela parte mais amena, como assuntos gerais, inovações
entre outros.
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Escolha dos participantes:
Após definido o tema da reunião, convocar as
pessoas estratégicas e compartilhar, antecipadamente, o objetivo da reunião para que todas as pessoas compareçam
preparadas e munidas de recursos para dar a sua contribuição.
Caso precisem que alguma pessoa, em especial, participe em uma parte da reunião, agende e respeite o horário da participação.
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Local, hora e duração:
É importante que a reunião seja convocada com
antecedência para que as pessoas tenham condições de se organizar para participar.
É importante ter um plano B, para caso de imprevistos. Escolher lugares alternativos pode ser interessante para reuniões menos formais e que tenham foco na criatividade e inovação.
Respeitar o horário de início e término é de fundamental importância.
Respeitar o horário de início e término é de fundamental importância.
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Condutor da reunião:
O condutor da reunião não precisa ser,
necessariamente, o diretor ou a pessoa de maior nível hierárquico da empresa. O
importante é que a pessoa seja boa ouvinte, conciladora, saiba administrar
tempo, junto com o grupo estabeleça as prioridades, mantenha o foco, dê espaço
para todos participarem, registre as ideias e saiba sintetizar as conclusões
para desenvolver a ata da reunião.
O conciliador pode variar a cada reunião, desde
que a pessoa tenha as competências necessárias.
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Pausa:
Se
a reunião for longa, é importante que se faça intervalos para descanso etc.
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Encerramento:
Encerrar
a reunião revendo os temas, conclusões, novas metas, se possível, um plano de
ação. Deixar agendada a próxima reunião.
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Ata:
Em toda reunião é importante que se faça uma ata
e que seja enviada para todos os participantes e pessoas interessadas.
Lenora de Oliveira Santos
Lenora de Oliveira Santos
